La caisse est l'outil que vos équipes touchent le plus souvent, à l'heure où elles ont le moins de temps. Un mauvais choix se paie tous les soirs pendant des années. Voici ce que la loi impose, les critères qui comptent vraiment en service, et comment calculer le coût réel d'une offre.
Ce que la réglementation impose
Depuis 2018, un professionnel assujetti à la TVA qui enregistre les règlements de ses clients avec un logiciel ou un système de caisse doit utiliser un outil qui satisfait à quatre conditions : inaltérabilité (une opération enregistrée ne peut plus être modifiée ni supprimée, une correction est une nouvelle opération), sécurisation (les données sont protégées contre toute altération, par chaînage ou signature), conservation (les données restent accessibles pendant le délai légal) et archivage (clôtures et archives périodiques, exportables).
Concrètement, un logiciel conforme numérote chaque ticket sans trou, enregistre la date, le montant, le détail des lignes, le mode de règlement et l'opérateur, produit des clôtures journalières, mensuelles et annuelles avec un total cumulé jamais remis à zéro, et vous permet d'exporter vos archives dans un format lisible.
Avant de signer, assurez-vous que l'éditeur vous fournit un justificatif de conformité à son nom et au vôtre, et conservez-le : c'est ce document que vous présenterez en cas de contrôle. Un logiciel qui ne peut pas vous le fournir est à écarter, quel que soit son prix.
Deux rappels qui n'ont rien à voir avec le logiciel mais qui comptent : la note de restaurant doit être remise au client au-delà d'un certain montant et sur demande en dessous, et son double conservé ; et le ticket de caisse n'est plus imprimé systématiquement dans le commerce, mais la note de restaurant fait exception et reste remise.
Caisse sur tablette ou matériel dédié ?
Deux familles d'offres se partagent le marché.
Le matériel propriétaire
Terminal tactile vendu ou loué par l'éditeur, imprimante et tiroir intégrés, parfois un terminal bancaire relié. Robuste, souvent plus rapide à l'écran, mais cher à l'achat ou à la location, lié à un seul fournisseur, et difficile à remplacer en urgence un samedi soir.
La caisse sur tablette
Une application qui tourne sur une tablette du commerce, reliée à une imprimante thermique classique. Matériel bon marché et remplaçable en une heure, mises à jour automatiques, et le plus souvent un abonnement mensuel. En contrepartie, elle dépend d'une connexion internet fiable : prévoyez une connexion de secours.
Pour un restaurant indépendant, la tablette est aujourd'hui le choix le plus courant. Le matériel propriétaire garde du sens pour les gros volumes au comptoir, où la rapidité de saisie prime sur tout.
Les critères qui comptent en service
Oubliez les listes de 200 fonctionnalités. En salle, dix choses font la différence.
- La prise de commande. Des touches larges, colorées par catégorie, un appui pour ajouter un article, les options et les remarques (cuisson, sans oignons) en une feuille. Testez-la avec un serveur, pas avec le commercial. Vérifiez aussi si vos serveurs peuvent commander depuis leur téléphone, à table : c'est autant de tablettes en moins à acheter.
- L'envoi en cuisine. Ticket imprimé automatiquement, par poste si vous avez un bar et une cuisine, avec les ajouts clairement marqués et les annulations qui partent aussi en cuisine.
- Les moyens de paiement. Espèces avec calcul du rendu, carte, chèque, titres-restaurant papier et dématérialisés, et la possibilité de combiner plusieurs moyens sur une même note.
- Le partage de la note. Tout le reste, parts égales, montant libre, articles choisis. C'est le cas le plus fréquent à la fin d'un repas de groupe, et celui que beaucoup de caisses gèrent mal.
- Les remises et l'offert. Avec un motif obligatoire, pour que le rapport de fin de service reste lisible.
- Les clôtures et rapports. Rapport de service en cours, clôture du jour avec ventilation par taux de TVA et par moyen de paiement, fond de caisse et comptage des espèces avec l'écart.
- L'export comptable. Un fichier mensuel que votre expert-comptable peut lire sans ressaisie.
- Les serveurs identifiés. Un code par serveur, pour savoir qui a encaissé, offert ou annulé. Sans usine à gaz de droits et de rôles.
- Le lien avec le reste. Réservations, commande à table par QR code, paiement à table depuis le téléphone du client : une caisse qui les intègre évite les doubles saisies et les écarts entre outils.
- Le comportement sans réseau. Ce qui continue à fonctionner, ce qui attend, et comment les opérations sont rattrapées.
Le matériel à prévoir
Pour une caisse sur tablette, deux cas de figure. Soit l'éditeur vous laisse acheter du matériel du commerce, où vous voulez. Soit il impose le sien, vendu en pack et souvent à son nom, nettement plus cher pour un service rendu équivalent.
| Élément | Du commerce | De l'éditeur |
|---|---|---|
| Tablette Android 10 pouces | ≈ 220 € | 250 à 300 € |
| Imprimante thermique 80 mm | ≈ 100 € | 200 à 250 € |
| Pack de démarrage | — | 500 à 700 € |
| Tiroir-caisse | 60 à 100 € | |
| Terminal bancaire | Selon votre banque | |
| Connexion de secours | Quelques euros par mois | |
- La tablette : une par poste (caisse, cuisine, bar). Prévoyez un support et un chargeur à demeure.
- L'imprimante : une par poste d'impression. Vérifiez la compatibilité avec le logiciel avant d'acheter.
- Le tiroir-caisse se branche sur l'imprimante, qui l'ouvre à l'encaissement en espèces.
- Le terminal bancaire reste le plus souvent séparé de la caisse : le serveur reporte le montant. Un terminal relié coûte plus cher et vous lie à un fournisseur.
- La connexion de secours : une carte SIM dans la tablette principale ou le partage de connexion d'un téléphone.
Avec du matériel du commerce, comptez de 400 à 500 € pour un poste complet, et environ 320 € par poste supplémentaire. Si une offre impose son propre matériel, demandez si vous pouvez utiliser le vôtre, le prix d'un remplacement en cas de panne, et le délai.
Chez MyResto, nous ne vendons pas de matériel : nous préconisons à nos clients des modèles du commerce, à environ 220 € la tablette et 100 € l'imprimante, qu'ils achètent où ils veulent. Et pour prendre les commandes en salle, les téléphones des serveurs suffisent.
Calculer le coût réel sur trois ans
Deux offres à 60 € et 90 € par mois ne se comparent pas sur l'abonnement seul. Additionnez :
- l'abonnement mensuel, multiplié par la durée d'engagement réelle ;
- le matériel, acheté ou loué, et son renouvellement ;
- les frais d'installation, de formation, de reprise de votre carte ;
- les options facturées en plus : postes supplémentaires, utilisateurs, exports, support ;
- les commissions éventuelles sur les paiements en ligne ou à table.
Regardez aussi la durée d'engagement. Un engagement de 36 ou 48 mois avec du matériel loué vous enferme : si l'outil ne convient pas à votre équipe, vous le subirez longtemps. Un engagement court et du matériel qui vous appartient sont une sécurité.
Les questions à poser à l'éditeur
- Me fournissez-vous un justificatif de conformité à mon nom ? Que couvre-t-il, et pour quelle version du logiciel ?
- Que se passe-t-il exactement si internet coupe en plein service ?
- Puis-je récupérer toutes mes données (tickets, clôtures, archives) si je vous quitte, et dans quel format ?
- Quelle imprimante et quelle tablette recommandez-vous, et puis-je les acheter moi-même ?
- Mes serveurs peuvent-ils prendre les commandes sur leur propre téléphone, iPhone compris ? Chaque appareil supplémentaire est-il facturé ?
- Comment sont gérés les titres-restaurant dématérialisés et le partage de l'addition ?
- Qui répond, et en combien de temps, un samedi à 21 h ?
- La caisse parle-t-elle à ma réservation et à ma commande en ligne, ou faut-il ressaisir ?
En résumé
Choisissez d'abord un logiciel conforme, avec un justificatif de conformité fourni. Testez ensuite la prise de commande et l'encaissement avec votre équipe, sur une vraie table, avec un vrai partage de note. Calculez enfin le coût complet sur trois ans, matériel et engagement compris. Si les trois cases sont cochées, le reste est du détail.
Pour voir comment nous avons conçu la nôtre, sur tablette et reliée aux réservations et aux commandes, consultez la page caisse et nos formules.
